Qual é o segredo para gerir um negócio durante a crise?

Um cenário de crise e incertezas, como o criado pelo Covid19, traz diversos desafios para quem está empreendendo. Nesta hora, o planejamento dos negócios e os cuidados com a gestão ganham importância ainda maior, e podem fazer toda a diferença para evitar prejuízos e garantir a sobrevivência das empresas. É preciso sair da zona de conforto, pensar rápido, alterar estratégias, agir com confiança e monitorar o andamento das ações para poder corrigir constantemente as medidas adotadas. 

Judit Amorim da Silva, orientadora da unidade Kumon Altamira, no Pará, está completando 20 anos como franqueada Kumon. Durante todo este tempo diante da gestão da franquia, ela aprendeu muito sobre o negócio, e compartilha com a rede diversas ações que está realizando para minimizar os impactos da crise.

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Por isso, se você também é franqueado ou procura exemplos do que fazer neste momento, continue lendo. Quem sabe este é o incentivo que faltava para ajudá-lo a entrar em ação e enfrentar melhor esta fase complicada.

Resolvendo problemas iniciais.

O mundo inteiro foi pego de surpresa pela pandemia do coronavírus. Com Judit não foi diferente. Ela conta que, em 16 de março, o primeiro decreto municipal entrou em vigor em Altamira. Na ocasião, os alunos tinham tarefas para fazer em casa até o dia 19. Ou seja: a unidade tinha somente 3 dias para programar, separar e entregar as atividades da próxima semana para seus mais de 400 alunos. Como diz o ditado, Judit precisaria “trocar o pneu com o carro em movimento.”

Foi o que ela fez. Seguindo as recomendações da filial, entregou esta primeira remessa e entrou em ação, buscando organizar os atendimentos enquanto pensava em algo mais elaborado e de maior controle diante da situação que se criava. O decreto era válido até o início de abril, e era necessário organizar as atividades até lá.

“Nosso primeiro mês foi de entendimento da situação instalada em nossas vidas, busca por alternativas em prol do atendimento aos clientes e gestão da unidade. Nesses primeiros 30 dias, coloquei em prática todas as recomendações da franqueadora, assisti muitas lives, li artigos, conversei com muitas colegas da rede sobre gestão, orientação e atendimento ao cliente, além, claro, de compartilhar tudo o que podia com a minha filial e colegas.” Judit Amorim, franqueada Kumon Altamira.

Mudando os planos.

A partir do segundo mês, mais organizada e ciente de que o distanciamento social não acabaria tão cedo, Judit tomou uma decisão difícil para qualquer empreendedor, porém muito necessária no momento: engavetou o planejamento de ações que havia construído para 2020, no fim do ano anterior, e que vinha sendo colocado em prática a todo vapor. Com foco na realidade atual e na mudança de cenário, Judit fez um novo planejamento, de curto prazo, para os 3 meses seguintes. Além disso, a orientadora instituiu algumas boas práticas que deveriam ser adotadas na unidade:

• Manter a mesma postura que nas aulas presenciais: usar uniforme e bater o ponto de forma remota.
• Acompanhar o relatório de atendimentos do dia para buscar oportunidades de melhorias e orientação de forma rápida.
• Realizar reuniões semanais com toda a equipe, por meios eletrônicos, para alinhar as ações da semana seguinte. 

Até o final de maio, a meta da unidade é realizar a quase totalidade dos atendimentos por aplicativos de mensagem instantânea ou videochamadas, com duração de 20 a 30 minutos. Como são muitos alunos, Judit está equacionando a melhor forma de alcançar este objetivo sem sobrecarregar nenhum funcionário e mantendo a qualidade dos atendimentos. E para os demais casos, em que a videochamada não for possível, serão acompanhados com o envio de fotos e vídeos das tarefas e conversas por telefone.

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“Neste momento temos que ter uma capacidade de adaptação muito grande, ou ficaremos ruminando problemas e não sairemos do lugar. Desde o início, tomei a decisão de não me desesperar e liderar a minha empresa, encarando a situação como se fosse mais um problema corriqueiro, só que desta vez com maior tempo de duração, para encontrar a solução mais adequada.” Judit Amorim, franqueada Kumon Altamira.

Projetando cenários futuros.

Rapidamente a pandemia tomou uma proporção difícil de imaginar lá no início. Como ninguém sabe exatamente como a situação irá se desenrolar e, principalmente, quanto tempo vai durar, Judit traçou três cenários futuros, do mais otimista ao mais pessimista, imaginando uma janela de 1 a 3 meses e as ações necessárias do ponto de vista financeiro.

Cenário 1:

• Corte de duas despesas.
• Corte de horas extras, compensadas com banco de horas.
• Corte de compras não urgentes.
• Liberação de férias para colaboradores.
• Política de negociação para os inadimplentes.

Cenário 2:

• Redução da carga horária de uma colaboradora, por 30 dias.
• Reserva da ajuda financeira recebida da franqueadora Kumon América do Sul
• Cadastro da unidade para obtenção de crédito da folha de pagamento, caso necessário.
• Redução na própria retirada mensal e reserva da outra parte.
• Política de negociação para os inadimplentes e desistentes.
• Campanha de matrículas.

Cenário 3:

• Financiamento da folha de pagamento do mês, se for preciso.
• Política de negociação para todos os alunos.

Judit ressalta que todas as decisões de abertura e fechamento da unidade, assim como a gestão dos funcionários, estão baseadas em decretos e nas orientações dos profissionais da Comissão do Covid19 da cidade.

“Mantenho contato quase diário com um dos membros da Comissão para tomar qualquer decisão que envolva a saúde de todos que compõem a família Kumon. Além disso, as orientações de nosso consultor contábil têm sido de grande importância para nos nortear quanto às tomadas de decisão nas áreas financeira e trabalhista.” Judit Amorim.

Durante uma situação como esta, que exige tomadas de decisão rápidas e muito dinamismo por parte do empreendedor, Judit destaca o quanto foi importante ter se preparado e realizado treinamentos de gestão e liderança nos últimos 5 anos, pois se sente capaz e segura para gerir a unidade, mesmo em tempos de adversidades extremas. Para ela, o segredo para enfrentar situações como esta é focar naquilo que podemos ter controle e deixar de perder tempo ou nos preocuparmos com o que é inalcançável.

“Penso que tudo vale a pena, menos cruzar os braços e aceitar os resultados sem uma luta, por menor que seja ela.” Judit Silva, orientadora da unidade Kumon Altamira Belém.

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